Sprache zu Liste

Überblick

Mit Sprache zu Liste können Admin- und Root-Benutzer eine vollständige Aufgabenliste durch Sprechen erstellen. Tippe auf der Aufgabenlistenseite auf die Mikrofonschaltfläche, beschreibe die zu erledigende Arbeit in natürlicher Sprache, und Ziptask transkribiert die Aufnahme und wandelt sie mithilfe von KI in eine strukturierte Liste um — Titel, Beschreibung, Start- und Fälligkeitsdatum, einen Wiederholungsplan sowie einzelne Aufgaben (einschließlich der Angabe, welche davon ein Foto als Nachweis benötigen) — bereit, in einem Schritt geprüft, bearbeitet und zugewiesen zu werden.

Konzipiert für Einsatzleiter, die eine Baustelle abgehen, eine Immobilie inspizieren oder anstehende Arbeiten benennen — ohne dazu anhalten und tippen zu müssen.

Erfordert: speech_to_list Feature-Flag. Nur im Business-Tarif.

Berechtigungen

Aktion	Benutzer	Admin	Root
Zugriff auf Sprache zu Liste (Mikrofonschaltfläche)	✗	✓	✓
Die generierte Liste prüfen und bearbeiten	✗	✓	✓
Die generierte Liste speichern	✗	✓	✓

Mitglieder mit der Rolle Benutzer sehen die Mikrofonschaltfläche nicht.

So funktioniert es

Auf die Mikrofonschaltfläche tippen — die Schaltfläche pulsiert, um anzuzeigen, dass die Aufnahme aktiv ist.
Sprich deine Aufgaben — beschreibe die Arbeit in einfacher Sprache. Es ist kein besonderes Format nötig; natürliche Sprache funktioniert am besten (siehe Beispiele unten). Die Aufnahme stoppt automatisch nach 60 Sekunden oder wenn du erneut auf die Schaltfläche tippst.
Verarbeitung — die Aufnahme wird transkribiert und an die KI gesendet, die einen Listentitel, eine optionale Beschreibung, Start- und Fälligkeitsdatum, einen Wiederholungsplan und einzelne Aufgaben extrahiert. Das dauert in der Regel einige Sekunden.
Prüfen — ein vorausgefülltes Prüfformular öffnet sich mit allem, was die KI erfasst hat. Du kannst jedes Feld bearbeiten, Aufgaben hinzufügen oder entfernen, das Start-/Fälligkeitsdatum ändern, den Wiederholungsplan anpassen, markieren, welche Aufgaben ein Foto benötigen, und vor dem Speichern Zuweisungen, Team, Tags, Projekt und Kunde festlegen.
Speichern — die Liste und alle ihre Aufgaben werden in einem Schritt erstellt, genau wie jede manuell erstellte Liste.

Was Sprache zu Liste erfasst

Die KI achtet auf die Details, die du ganz natürlich aussprichst, und füllt sie für dich aus. Alles kann im Prüfschritt vor dem Speichern korrigiert werden.

Detail	Was du sagst	Wo es landet
Titel	„Den Ostflügel vorbereiten …“	Listentitel
Beschreibung	Jede Einleitung vor den Aufgaben	Listenbeschreibung
Startdatum	„ab Montag“, „ab nächster Woche“	Startdatum
Fälligkeitsdatum	„bis Freitag“, „vor dem 15.“	Fälligkeitsdatum
Wiederholungsplan	„jeden Tag“, „jeden Werktag“, „alle zwei Wochen“, „jeden Dienstag und Donnerstag“	Wiederholung (Häufigkeit + Intervall + Tage)
Aufgaben	Jede einzelne Handlung	Einzelne Aufgaben
Fotonachweis	„mach ein Foto, wenn es fertig ist“, „ein Bild von jedem“	Aufgabe mit „Foto erforderlich“ markiert

Einige Felder müssen weiterhin im Prüfschritt ausgewählt werden, weil sie auf bestehende Kontodatensätze verweisen, die die KI nicht anhand des Gehörten zuordnen kann: zugewiesene Person, Team, Tags, Projekt und Kunde. (Sprache zu Liste versucht, einen gesprochenen Namen einem Mitglied zuzuordnen, aber bestätige dies im Prüfschritt.) Die Auswahl eines Projekts, das bereits einen Kunden hat, füllt den passenden Kunden aus und sperrt ihn — genau wie im manuellen Erstellungsformular.

Beispielaufnahmen

Die KI kommt mit natürlicher, umgangssprachlicher Sprache zurecht — du musst die Aufgaben nicht förmlich auflisten. Hier sind Beispiele für Aufnahmen, die gut funktionieren:

Baustellenrundgang, bevor die Crew eintrifft:

„Wir müssen den Ostflügel fertig machen, bevor die Crew morgen auftaucht. Zuerst den Schutt aus dem Treppenhaus in den Etagen 2 und 3 wegräumen. Die Notausgangsschilder in Etage 2 brauchen neue Batterien — prüfe sie alle. Die Trockenbauschäden im Pausenraum ausbessern und sicherstellen, dass die Feuerlöscher gekennzeichnet und in ihren Halterungen sind. Und noch etwas — das Licht an der Laderampe flackert seit einer Weile, lass da jemanden nachsehen.“

Was generiert wird: Eine Liste mit einem Titel wie „Ostflügel-Vorbereitung“ mit 5 Aufgaben: Treppenhaus-Schutt, Batterien der Notausgangsschilder, Trockenbau-Ausbesserung, Feuerlöscher-Prüfung, Licht an der Laderampe.

Wohnungsübergabe zwischen Mietern:

„Wohnung 4B muss bis Freitag für den neuen Mieter fertig sein. Die zwei Löcher in der Schlafzimmerwand ausbessern und neu streichen — passend zum vorhandenen Weiß. Der Wasserhahn im Bad tropft, tausch ihn aus. Die Küche gründlich reinigen, inklusive Backofen und Dunstabzug. Alle Steckdosen mit einem Prüfgerät testen und die Steckdosenabdeckung im Flur austauschen, sie ist gerissen. Prüfen, dass die Schiebetür richtig schließt.“

Was generiert wird: Eine Liste mit einem Titel wie „Übergabe Wohnung 4B“ mit 6 Aufgaben, aufgeteilt pro Tätigkeit.

Checkliste zum Feierabend:

„Feierabend-Checks, bevor alle gehen. Alle Materiallager im Erdgeschoss abschließen. Die Kompressoren in Bucht 2 und 3 ausschalten — die wurden diese Woche schon zweimal angelassen. Sicherstellen, dass die Tore der Laderampe verschlossen sind, beide. Prüfen, dass das Arbeitsprotokoll für die Crew von morgen aktualisiert ist, und es auf dem Schreibtisch des Poliers ablegen.“

Was generiert wird: Eine Liste mit einem Titel wie „Feierabend-Abschluss“ mit 4 Aufgaben, die den gesprochenen Aufgaben entsprechen.

Wöchentlicher Sicherheitsrundgang:

„Sicherheitscheck am Montagmorgen. Das Gerüst auf den Ebenen 2 und 3 inspizieren — auf lose Bohlen und fehlende Klammern achten. Prüfen, dass alle Absturzsicherungen wieder im Geräteraum sind und nicht auf der Baustelle liegen. Kontrollieren, dass der Erste-Hilfe-Kasten im Baustellenbüro vollständig bestückt und die Augenspülstation funktionsfähig ist. Sicherstellen, dass Hupe und Rückfahrwarner des Gabelstaplers funktionieren, bevor er wieder in Betrieb geht.“

Was generiert wird: Eine Liste mit einem Titel wie „Montags-Sicherheitscheck“ mit 4 Aufgaben.

Wiederkehrende Rundgänge mit Terminen und Fotonachweis:

„Richte die täglichen Toilettenrundgänge ein, beginnend am Montag und an jedem Werktag wiederholend. Papierhandtücher und Seife nachfüllen und ein Foto von jeder Kabine machen, wenn sie gereinigt ist. Die Mülleimer leeren und die Waschbecken abwischen.“

Was generiert wird: Eine Liste mit einem Titel wie „Tägliche Toilettenrundgänge“, einem Startdatum am Montag, einem Wiederholungsplan für jeden Werktag und Aufgaben, aufgeteilt pro Tätigkeit — wobei die Aufgabe zur Kabinenreinigung als „Foto erforderlich“ markiert ist.

Tipps für bessere Ergebnisse

Sprich in vollständigen Gedanken — „Den Wasserhahn im Bad austauschen“ funktioniert besser als nur „Wasserhahn“.
Ein Thema pro Satz — die KI behandelt jede einzelne Handlung als separate Aufgabe.
Nenne den Ort oder Kontext früh — „Wohnung 4B bis Freitag fertig machen“ gibt der KI einen klaren Anhaltspunkt für den Titel.
Nenne Termine und Rhythmus natürlich — „ab Montag“, „fällig Freitag“, „alle zwei Wochen“ oder „jeden Dienstag und Donnerstag“ werden alle auf die Zeitplanfelder abgebildet.
Benenne den Fotonachweis pro Aufgabe — „mach ein Foto, wenn es fertig ist“ markiert diese Aufgabe so, dass ein Foto erforderlich ist, bevor sie eingereicht werden kann.
Hintergrundgeräusche sind kein Problem — die Transkription kommt mit typischem Außen-/Baustellenlärm zurecht, aber versuche nach Möglichkeit, nicht über Maschinen hinweg zu sprechen.
Vor dem Speichern prüfen — die generierten Aufgaben sind ein Ausgangspunkt. Füge vor dem Speichern nach Belieben Aufgaben hinzu, entferne oder benenne sie um.

Support-Hinweise

Mikrofonschaltfläche nicht sichtbar: Stelle sicher, dass speech_to_list unter Konto → Einstellungen → Feature-Flags aktiviert ist und dass die Rolle des Benutzers Admin oder Root ist. Für Mitglieder mit der Rolle Benutzer ist die Schaltfläche ausgeblendet.
Fehler „Mikrofonzugriff verweigert“: Das Gerät oder der Browser hat den Mikrofonzugriff blockiert. Geh auf dem Mobilgerät zu Geräteeinstellungen → Ziptask (oder die Browser-App) → Berechtigungen → Mikrofon und aktiviere es. Prüfe auf dem Desktop die Website-Berechtigungen des Browsers für die Ziptask-URL.
Verarbeitung fehlgeschlagen / keine Liste generiert: Das bedeutet in der Regel, dass die Aufnahme zu kurz oder zu verrauscht war oder keine erkennbaren Aufgabenbeschreibungen enthielt. Versuche es erneut mit einer klareren Aufnahme von mindestens 5–10 Sekunden.
Aufgaben wirken falsch oder fehlen: Die KI ist nicht perfekt — sie funktioniert am besten mit klarer, handlungsorientierter Sprache. Verwende das Prüfformular, um Fehler vor dem Speichern zu korrigieren. Es wird nichts gespeichert, bis das Mitglied auf Speichern tippt.
Aufnahme zu früh abgebrochen: Aufnahmen sind auf 60 Sekunden begrenzt. Wenn mehr Aufgaben nötig sind, speichere die erste Liste und starte eine zweite Aufnahme.