Mehrere Standorte führen

Führst du mehr als einen Standort – Filialen, Veranstaltungsorte, Läden, Fahrzeuge oder Liegenschaften? Du brauchst dafür kein separates Konto je Standort. In Ziptask kannst du mit Teams jeden Standort voneinander abschotten – ein Team trennt die Listen und das Personal eines Standorts von den nächsten, während du ein Login, einen Satz Vorlagen und eine Inhaber-Übersicht über alles behältst.

Diese Anleitung baut zwei Standorte von Grund auf auf, jeder mit einer Abteilung Küche und einer Abteilung Service, und erklärt dann genau, warum jeder Standort nur seine eigene Arbeit sieht. Setze beim Mitmachen deine eigenen Standort- und Abteilungsnamen ein.

Es gibt keine eigene „Standorte”-Funktion – diese team-basierte Einrichtung ist die Einrichtung für mehrere Standorte.

Tarif: Teams gibt es ab dem Pro-Tarif. Wer das darf: der Inhaber (Root) und Administratoren – mit einem Schritt, den nur der Inhaber (Root) ausführen kann (das Ändern einer Rolle), wie unten angemerkt.

Bevor du beginnst

Schalte Teams ein. Geh als Inhaber (Root) zu Kontoeinstellungen → Feature flags und aktiviere Teams. Die Seite Teams und alles Weitere unten bleibt verborgen, bis dies aktiviert ist.
Kenne die zwei Rollen, die du verwendest:
- Team User – die Kolonne. Sieht und bearbeitet Listen der Teams, denen sie angehört.
- Team Admin – eine Standortleitung. Verwaltet und sieht alles für die Teams, denen sie angehört.
Du wählst die Rolle einer Person beim Einladen. Die Rolle eines bestehenden Mitglieds später zu ändern, ist Sache des Inhabers (Root) und erfolgt auf der Mitgliederseite.
Lege deine Struktur fest. Ein Standort mit Abteilungen funktioniert am besten als ein Team pro Standort × Abteilung. Wir bauen insgesamt vier Teams auf – zwei pro Standort.

Schritt 1 – Ersten Standort einrichten (Innenstadt)

1a. Die zwei Abteilungsteams erstellen

Wähle auf der Seite Teams die Option Team erstellen und lege zwei Teams an:

Innenstadt — Küche
Innenstadt — Service

Benennungstipp: Beginne mit dem Standort, dann die Abteilung (Innenstadt — Küche). So bleiben alle Teams eines Standorts in der Liste beisammen und lesen sich auf den Listenkarten klar.

1b. Jedes Kolonnenmitglied seiner Abteilung hinzufügen – als Team User

Setze Personen in das eine Team, in dem sie tatsächlich arbeiten:

Öffne Innenstadt — Küche und füge deine Küchenkolonne hinzu.
Öffne Innenstadt — Service und füge deine Servicekolonne hinzu.

Die Rolle jedes Kolonnenmitglieds sollte Team User sein. Lädst du jemand Neuen ein? Nutze auf der Seite Mitglieder die Option Einladen, setze die Rolle auf Team User und wähle das Team direkt im Einladungsformular (das Feld Team erscheint, sobald Teams aktiviert ist). Ist die Person bereits Mitglied mit einer anderen Rolle, aktualisiert der Inhaber (Root) sie auf der Mitgliederseite.

1c. Die Standortleitung hinzufügen – als Team Admin über beide Teams

Deine Leitung für Innenstadt soll den gesamten Standort führen, also:

Setze ihre Rolle auf Team Admin (beim Einladen gewählt oder von Root auf der Mitgliederseite aktualisiert).
Füge sie beiden Innenstadt-Teams hinzu – Küche und Service.

Da ein Team Admin jedes Team verwaltet, dem er angehört, macht die Mitgliedschaft in beiden ihn zum Administrator über den gesamten Standort Innenstadt – während er an deinen anderen Standorten weiterhin nichts sieht.

Eine Einladung fügt eine Person jeweils einem Team hinzu. Für eine Leitung, die zwei braucht, lade sie in das erste Team ein, und sobald sie angenommen hat, öffne das zweite Team auf der Seite Teams und füge sie auch dort hinzu.

Schritt 2 – Zweiten Standort einrichten (Flussufer)

Wiederhole genau dieselbe Struktur für den nächsten Standort.

2a. Seine zwei Abteilungsteams erstellen

Flussufer — Küche
Flussufer — Service

2b. Seine Kolonne als Team User hinzufügen

Füge jedes Kolonnenmitglied von Flussufer seinem Abteilungsteam hinzu (Küche oder Service), jeweils mit der Rolle Team User.

2c. Seine Leitung als Team Admin über beide Flussufer-Teams hinzufügen

Setze die Leitung für Flussufer auf Team Admin und füge sie beiden Flussufer-Teams hinzu. Halte sie aus den Innenstadt-Teams heraus – genau diese Trennung verhindert, dass die Leitung eines Standorts die Arbeit des anderen sieht.

Du (Root) und jeder kontoweite Administrator müsst keinem Team beitreten – ihr seht und verwaltet bereits jeden Standort. Füge jemanden nur dann einem Team hinzu, wenn du ihn darauf beschränken willst.

Schritt 3 – Die Listen jedes Standorts auf sein Team ausrichten

Teams trennen die Arbeit erst, wenn deine Listen ein Team tragen. Vorlagen werden kontoweit geteilt, du baust also eine Checkliste einmal auf und prägst sie je Standort auf:

Erstelle eine Liste aus deiner Vorlage (oder von Grund auf).
Setze ihr Team auf den richtigen Standort + Abteilung – eine Öffnungscheckliste wird zu Öffnung auf Innenstadt — Küche und erneut zu Öffnung auf Flussufer — Küche, aus derselben Vorlage.

Abkürzung: Bei jemandem, der in genau einem Team ist, wird jede erstellte Liste automatisch mit diesem Team geprägt. Wer in mehreren Teams ist, erhält im Erstellungsformular eine Team-Auswahl.

Warum das funktioniert: Teams sind abgeschottet

Sobald Teams aktiviert ist, entscheidet Ziptask anhand des Teams der Liste, wer eine Liste sehen kann. Hier die Regel und was sie für die obige Einrichtung bedeutet:

Ein Team User sieht nur die Listen der Teams, denen er angehört (plus alles, was er selbst erstellt hat oder ihm zugewiesen wurde). Deine Kolonne von Innenstadt — Küche sieht also die Küchenlisten der Innenstadt – nicht die Listen des Innenstadt-Service und gar nichts von Flussufer.
Ein Team Admin sieht und verwaltet nur die Listen seiner Teams. Deine Leitung für Innenstadt führt beide Innenstadt-Abteilungen und sieht keines der Flussufer-Teams.
Du (Root) und kontoweite Administratoren seht alles, über jeden Standort hinweg – das ist deine Aufsichtsansicht für Berichte und Stichproben.

Einfach gesagt: Jeder Standort ist eine abgeschlossene Box – die Kolonne blickt in ihre eigene Abteilung, eine Leitung blickt über ihren eigenen Standort, und du blickst über alle hinweg.

Person	Rolle	In Teams	Sieht
Koch, Innenstadt-Küche	Team User	Innenstadt — Küche	nur Küchenlisten der Innenstadt
Servicekraft, Innenstadt-Service	Team User	Innenstadt — Service	nur Servicelisten der Innenstadt
Leitung Innenstadt	Team Admin	Innenstadt — Küche + Service	alle Listen der Innenstadt (beide Abt.)
Leitung Flussufer	Team Admin	Flussufer — Küche + Service	alle Listen von Flussufer (beide Abt.)
Du / Regionaladministrator	Root/Admin	keine nötig	jede Liste an jedem Standort

Ein Punkt zum Beachten: Eine Liste ohne Team ist privat für ihren Ersteller (und Root). Sagt eine Leitung, eine Liste „fehle”, muss meist nur ihr Team gesetzt werden – öffne die Liste und wähle das richtige.

Am Laufen halten

Wiederhole Routinen je Standort. Lege den Zeitplan auf eine Master-Liste pro Standort-Team (ein nächtlicher Abschluss auf Innenstadt — Küche, ein weiterer auf Flussufer — Küche). Die Kopie jedes Tages entsteht automatisch am richtigen Standort. Siehe Wiederkehrende Arbeit einrichten.
Lege die Kolonne eines Standorts einmal fest. Weise die feste Kolonne dieser Master-Liste zu – jede künftige Kopie trägt dieselben Personen, sodass niemand die Arbeit jeden Morgen neu zuweist.

Gut zu wissen

Nutze die eingebauten Rollen wie sie sind oder klone sie je Standort. Für die meisten Betriebe sind Team User und Team Admin alles, was du brauchst – fang damit an. Wenn du lieber möchtest, dass jeder Standort seine eigene Rolle hat, die du unabhängig benennen und feinjustieren kannst – für eine engere, standortbezogene Kontrolle darüber, was Personen tun dürfen –, kann der Inhaber (Root) auf der Seite Rollen Team User oder Team Admin öffnen, Klonen wählen und die Kopie je Standort umbenennen (z. B. Leitung Innenstadt, Kolonne Flussufer). Passe die Berechtigungen dieser Kopie nach Bedarf an und weise sie beim Einladen oder über die Mitgliederseite zu. Klonen ist die einzige Möglichkeit, eine Rolle auf einer eingebauten aufzubauen, und benutzerdefinierte Rollen gibt es ab dem Starter-Tarif. Siehe Berechtigungen.
Eine Person hat eine Rolle für das gesamte Konto. Du kannst jemanden nicht an einem Standort zum Team Admin und an einem anderen zum Team User machen – ist jemand Team Admin, verwaltet er jedes Team, in dem er ist. Halte jede Leitung nur in den Teams ihres eigenen Standorts (oder gib jedem Standort seine eigene geklonte Rolle, siehe oben).
Alle Standorte teilen sich ein Abonnement, eine Mitgliederliste und eine gemeinsame Vorlagen-, Tag- und Kundenbibliothek. Wenn du je Standort eine vollständig getrennte Abrechnung oder getrennte Daten brauchst, verwende stattdessen separate Konten.
Einen Standort umbenennen oder schließen: Benenne das Team um, und seine Listen folgen automatisch; das Löschen eines Teams entfernt das Team und seine Mitgliedschaften, behält aber die Listen – weise diese zuerst neu zu oder archiviere sie.

Wie geht es weiter

Teams einrichten – die Grundlagen von Teams und Mitgliedschaft in mehreren Teams.
Lade dein Team ein – füge zuerst die Personen jedes Standorts hinzu.
Mehrere Standorte – die vollständige Referenz, einschließlich wie sich wiederkehrende Listen und Zuweisungen über Standorte hinweg verhalten und jede Grenze, die du kennen solltest.