Gérez plusieurs sites

Vous exploitez plus d’un site — succursales, salles, boutiques, camions ou biens immobiliers ? Vous n’avez pas besoin d’un compte séparé pour chacun. Dans Ziptask, vous pouvez utiliser les équipes pour isoler chaque site — une équipe cloisonne les listes et le personnel d’un site par rapport au suivant, pendant que vous conservez un seul identifiant, un seul jeu de modèles et une seule vue propriétaire sur l’ensemble.

Ce guide construit deux sites de zéro, chacun avec un service Cuisine et un service Salle, puis explique précisément pourquoi chaque site ne voit que son propre travail. Remplacez par vos propres noms de site et de service à mesure que vous suivez.

Il n’existe pas de fonctionnalité « Sites » distincte — cette configuration basée sur les équipes est la configuration multi-site.

Formule : Les équipes sont disponibles à partir de la formule Pro. Qui peut le faire : le propriétaire (Root) et les administrateurs — avec une étape réservée au propriétaire (Root) (modifier un rôle) signalée ci-dessous.

Avant de commencer

Activez les équipes. En tant que propriétaire (Root), allez dans Paramètres du compte → Fonctionnalités et activez Équipes. La page Équipes et tout ce qui suit reste masqué tant que ce n’est pas activé.
Connaissez les deux rôles que vous utiliserez :
- Team User — les équipiers. Voit et travaille sur les listes des équipes auxquelles il appartient.
- Team Admin — un responsable de site. Gère et voit tout ce qui concerne les équipes auxquelles il appartient.
Vous choisissez le rôle d’une personne au moment de l’inviter. Modifier le rôle d’un membre existant par la suite revient au propriétaire (Root), depuis la page Membres.
Définissez votre structure. Un site avec des services fonctionne mieux avec une équipe par site × service. Nous allons créer quatre équipes au total — deux par site.

Étape 1 — Configurez votre premier site (Centre-ville)

1a. Créez les deux équipes de service

Sur la page Équipes, choisissez Créer une équipe et créez deux équipes :

Centre-ville — Cuisine
Centre-ville — Salle

Astuce de nommage : commencez par le site, puis le service (Centre-ville — Cuisine). Cela garde ensemble toutes les équipes d’un même site dans la liste et se lit clairement sur les cartes de liste.

1b. Ajoutez chaque équipier à son service — en tant qu’Team User

Placez chaque personne sur la seule équipe où elle travaille réellement :

Ouvrez Centre-ville — Cuisine et ajoutez votre équipe de cuisine.
Ouvrez Centre-ville — Salle et ajoutez votre équipe de salle.

Le rôle de chaque équipier doit être Team User. Vous invitez quelqu’un de nouveau ? Sur la page Membres, utilisez Inviter, réglez son rôle sur Team User, et choisissez son équipe directement dans le formulaire d’invitation (le champ Équipe apparaît une fois les équipes activées). Si la personne est déjà membre avec un autre rôle, le propriétaire (Root) le met à jour sur la page Membres.

1c. Ajoutez le responsable du site — en tant qu’Team Admin sur les deux équipes

Votre responsable du centre-ville doit gérer tout le site, donc :

Réglez son rôle sur Team Admin (choisi à l’invitation, ou mis à jour par le propriétaire (Root) sur la page Membres).
Ajoutez-le aux deux équipes du centre-ville — Cuisine et Salle.

Comme un Team Admin gère chaque équipe à laquelle il appartient, le fait d’être sur les deux fait de lui l’administrateur de l’ensemble du site du centre-ville — alors qu’il ne voit toujours rien sur vos autres sites.

Une invitation ajoute une personne à une seule équipe à la fois. Pour un responsable qui en a besoin de deux, invitez-le sur la première équipe puis, une fois qu’il a accepté, ouvrez la seconde équipe sur la page Équipes et ajoutez-le également.

Étape 2 — Configurez votre second site (Rive-Gauche)

Reproduisez exactement le même schéma pour le site suivant.

2a. Créez ses deux équipes de service

Rive-Gauche — Cuisine
Rive-Gauche — Salle

2b. Ajoutez ses équipiers en tant qu’Team User

Ajoutez chaque équipier de Rive-Gauche à son équipe de service (Cuisine ou Salle), chacun avec le rôle Team User.

2c. Ajoutez son responsable en tant qu’Team Admin sur les deux équipes de Rive-Gauche

Réglez le responsable de Rive-Gauche sur Team Admin et ajoutez-le aux deux équipes de Rive-Gauche. Gardez-le en dehors des équipes du centre-ville — cette séparation est exactement ce qui empêche le responsable d’un site de voir le travail de l’autre.

Vous (le propriétaire/Root), et tout administrateur à l’échelle du compte, n’avez besoin de rejoindre aucune équipe — vous voyez et gérez déjà chaque site. N’ajoutez quelqu’un à une équipe que lorsque vous voulez le limiter à celle-ci.

Étape 3 — Rattachez les listes de chaque site à son équipe

Les équipes ne séparent le travail qu’une fois que vos listes portent une équipe. Les modèles sont partagés à l’échelle du compte, vous construisez donc une check-list une fois et vous l’apposez site par site :

Créez une liste à partir de votre modèle (ou de zéro).
Réglez son équipe sur le bon site + service — une check-list d’Ouverture devient Ouverture sur Centre-ville — Cuisine, puis à nouveau sur Rive-Gauche — Cuisine, à partir du même modèle.

Raccourci : pour quelqu’un qui appartient à exactement une équipe, chaque liste qu’il crée est automatiquement estampillée de cette équipe. Quelqu’un qui appartient à plusieurs équipes obtient un sélecteur d’équipe dans le formulaire de création.

Pourquoi ça marche : les équipes sont cloisonnées

Une fois les équipes activées, Ziptask décide qui peut voir une liste d’après l’équipe de la liste. Voici la règle, et ce qu’elle signifie pour la configuration ci-dessus :

Un Team User ne voit que les listes des équipes auxquelles il appartient (plus tout ce qu’il a personnellement créé ou qui lui a été attribué). Ainsi, votre équipe de Centre-ville — Cuisine voit les listes de la cuisine du centre-ville — pas les listes de la salle du centre-ville, et rien du tout sur Rive-Gauche.
Un Team Admin ne voit et ne gère que les listes de ses équipes. Votre responsable du centre-ville gère les deux services du centre-ville et ne voit aucune des deux équipes de Rive-Gauche.
Vous (Root) et les administrateurs à l’échelle du compte voyez tout, sur chaque site — c’est votre vue de supervision pour le reporting et les contrôles ponctuels.

En clair, chaque site est une boîte hermétique : les équipiers regardent dans leur propre service, un responsable regarde à travers son propre site, et vous, vous regardez de haut sur l’ensemble.

Personne	Rôle	Dans les équipes	Peut voir
Cuisinier du centre-ville	Team User	Centre-ville — Cuisine	Uniquement les listes de la cuisine du centre-ville
Serveur en salle du centre-ville	Team User	Centre-ville — Salle	Uniquement les listes de la salle du centre-ville
Responsable du centre-ville	Team Admin	Centre-ville — Cuisine + Salle	Toutes les listes du centre-ville (les deux services)
Responsable de Rive-Gauche	Team Admin	Rive-Gauche — Cuisine + Salle	Toutes les listes de Rive-Gauche (les deux services)
Vous / administrateur régional	Propriétaire/Admin	aucune requise	Chaque liste sur chaque site

Un point à surveiller : une liste sans équipe est privée pour la personne qui l’a créée (et le propriétaire/Root). Si un responsable dit qu’une liste est « introuvable », il suffit généralement de définir son équipe — ouvrez la liste et choisissez la bonne.

Pour que ça tourne

Répétez les routines site par site. Placez le calendrier sur une liste maîtresse par équipe de site (une fermeture du soir sur Centre-ville — Cuisine, une autre sur Rive-Gauche — Cuisine). La copie de chaque jour apparaît automatiquement sur le bon site. Voir Configurez le travail récurrent.
Définissez l’équipe d’un site une seule fois. Attribuez l’équipe permanente à cette liste maîtresse — chaque copie future emmène les mêmes personnes, de sorte que personne n’a à réattribuer le travail chaque matin.

Bon à savoir

Utilisez les rôles intégrés tels quels, ou clonez-les par site. Pour la plupart des exploitants, Team User et Team Admin suffisent — commencez par là. Si vous préférez que chaque site ait son propre rôle, que vous pouvez nommer et ajuster indépendamment — pour un contrôle plus fin, site par site, de ce que les gens peuvent faire — le propriétaire (Root) peut ouvrir Team User ou Team Admin sur la page Rôles, cliquer sur Cloner, et renommer la copie par site (par ex. Responsable Centre-ville, Équipe Rive-Gauche). Ajustez les permissions de cette copie à votre convenance et attribuez-la lorsque vous invitez quelqu’un ou depuis sa page membre. Le clonage est le seul moyen de baser un rôle sur un rôle intégré, et les rôles personnalisés sont disponibles à partir de la formule Starter. Voir Permissions.
Une personne a un seul rôle pour tout le compte. Vous ne pouvez pas faire de quelqu’un un Team Admin sur un site et un Team User sur un autre — s’il est Team Admin, il gère chaque équipe à laquelle il appartient. Gardez chaque responsable uniquement sur les équipes de son propre site (ou donnez à chaque site son propre rôle cloné, ci-dessus).
Tous les sites partagent un seul abonnement, une seule liste de membres et une seule bibliothèque de modèles/étiquettes/clients. Si vous avez besoin d’une facturation ou de données entièrement séparées par site, utilisez plutôt des comptes distincts.
Renommer ou fermer un site : renommez l’équipe et ses listes suivent automatiquement ; supprimer une équipe supprime l’équipe et ses appartenances mais conserve les listes — réattribuez-les ou archivez-les d’abord.

Et ensuite

Configurez des équipes — les bases des équipes et de l’appartenance à plusieurs équipes.
Invitez votre équipe — ajoutez d’abord les personnes de chaque site.
Sites multiples — la référence complète, y compris le comportement des listes récurrentes et des attributions d’un site à l’autre, et toutes les limites à connaître.