Kelola beberapa lokasi

Mengelola lebih dari satu lokasi — cabang, tempat acara, toko, truk, atau properti? Anda tidak membutuhkan akun terpisah untuk masing-masing. Di Ziptask, Anda bisa memakai tim untuk mengisolasi setiap lokasi — sebuah tim menyekat daftar dan staf satu lokasi dari lokasi berikutnya, sementara Anda tetap dengan satu login, satu set templat, dan satu tampilan pemilik atas segalanya.

Panduan ini membangun dua lokasi dari nol, masing-masing dengan departemen Kitchen dan Front of House, lalu menjelaskan persis mengapa setiap lokasi hanya melihat pekerjaannya sendiri. Ganti dengan nama lokasi dan departemen Anda sendiri sambil mengikuti.

Tidak ada fitur “Lokasi” tersendiri — penyiapan berbasis tim inilah penyiapan multi-lokasi itu.

Paket: Tim ada di paket Pro ke atas. Siapa yang bisa melakukannya: pemilik (Root) dan administrator — dengan satu langkah khusus-Root (mengubah peran) yang disebutkan di bawah.

Sebelum memulai

Aktifkan Tim. Sebagai pemilik (Root), buka Pengaturan Akun → Feature flags dan aktifkan Tim. Halaman Tim dan segala hal di bawah ini tetap tersembunyi sampai ini dinyalakan.
Kenali dua peran yang akan Anda pakai:
- Team User — kru. Melihat dan mengerjakan daftar untuk tim yang ia ikuti.
- Team Admin — manajer lokasi. Mengelola dan melihat segala hal untuk tim yang ia ikuti.
Anda memilih peran seseorang saat mengundangnya. Mengubah peran anggota yang sudah ada kemudian adalah tugas pemilik (Root), dari halaman Anggota.
Tentukan struktur Anda. Sebuah lokasi dengan departemen paling cocok ditata sebagai satu tim per lokasi × departemen. Kita akan membangun empat tim total — dua per lokasi.

Langkah 1 — Siapkan lokasi pertama Anda (Downtown)

1a. Buat kedua tim departemen

Di halaman Tim, pilih Buat tim dan buat dua tim:

Downtown — Kitchen
Downtown — Front of House

Tips penamaan: awali dengan lokasi, lalu departemen (Downtown — Kitchen). Ini menjaga setiap tim satu lokasi tetap berkumpul di daftar dan terbaca jelas di kartu daftar.

1b. Tambahkan setiap anggota kru ke departemennya — sebagai Team User

Tempatkan orang di satu tim tempat mereka benar-benar bekerja:

Buka Downtown — Kitchen dan tambahkan kru Kitchen Anda.
Buka Downtown — Front of House dan tambahkan kru Front of House Anda.

Peran setiap anggota kru sebaiknya Team User. Mengundang orang baru? Di halaman Anggota, gunakan Undang, tetapkan perannya ke Team User, dan pilih timnya langsung di formulir undangan (bidang Tim muncul begitu Tim dinyalakan). Jika ia sudah menjadi anggota dengan peran berbeda, pemilik (Root) memperbaruinya di halaman Anggota.

1c. Tambahkan manajer lokasi — sebagai Team Admin atas kedua tim

Manajer Downtown Anda sebaiknya menjalankan seluruh lokasi, jadi:

Tetapkan perannya ke Team Admin (dipilih saat mengundang, atau diperbarui oleh Root di halaman Anggota).
Tambahkan ke kedua tim Downtown — Kitchen dan Front of House.

Karena seorang Team Admin mengelola setiap tim yang ia ikuti, berada di keduanya menjadikannya admin atas seluruh lokasi Downtown — sementara ia tetap tidak melihat apa pun di lokasi Anda yang lain.

Satu undangan menambahkan seseorang ke satu tim dalam satu waktu. Untuk manajer yang butuh dua, undang ia ke tim pertama, dan setelah ia menerima, buka tim kedua di halaman Tim dan tambahkan ia di sana juga.

Langkah 2 — Siapkan lokasi kedua Anda (Riverside)

Ulangi bentuk yang persis sama untuk lokasi berikutnya.

2a. Buat kedua tim departemennya

Riverside — Kitchen
Riverside — Front of House

2b. Tambahkan krunya sebagai Team User

Tambahkan setiap anggota kru Riverside ke tim departemennya (Kitchen atau Front of House), masing-masing dengan peran Team User.

2c. Tambahkan manajernya sebagai Team Admin atas kedua tim Riverside

Tetapkan manajer Riverside ke Team Admin dan tambahkan ke kedua tim Riverside. Jauhkan ia dari tim Downtown — pemisahan itulah yang persis menghentikan manajer satu lokasi melihat pekerjaan lokasi lain.

Anda (Root), dan Admin tingkat akun mana pun, tidak perlu bergabung ke tim mana pun — Anda sudah melihat dan mengelola setiap lokasi. Tambahkan seseorang ke tim hanya saat Anda ingin membatasinya pada tim itu.

Langkah 3 — Arahkan daftar setiap lokasi ke timnya

Tim baru memisahkan pekerjaan begitu daftar Anda membawa sebuah tim. Templat dibagikan ke seluruh akun, jadi Anda menyusun sebuah checklist sekali dan menerapkannya per lokasi:

Buat sebuah daftar dari templat Anda (atau dari nol).
Tetapkan tim-nya ke lokasi + departemen yang tepat — sebuah checklist Pembukaan menjadi Pembukaan di Downtown — Kitchen, dan lagi di Riverside — Kitchen, dari templat yang sama.

Pintasan: seseorang yang berada di tepat satu tim, setiap daftar yang ia buat otomatis distempel dengan tim itu. Seseorang yang berada di beberapa tim mendapat pemilih tim di formulir pembuatan.

Mengapa ini berhasil: tim tersekat

Begitu Tim dinyalakan, Ziptask menentukan siapa yang bisa melihat sebuah daftar berdasarkan tim daftar itu. Inilah aturannya, dan apa artinya bagi penyiapan di atas:

Seorang Team User hanya melihat daftar pada tim yang ia ikuti (ditambah apa pun yang ia buat sendiri atau ditugaskan kepadanya). Jadi kru Downtown — Kitchen Anda melihat daftar Kitchen Downtown — bukan daftar Front of House Downtown, dan sama sekali tidak ada apa pun di Riverside.
Seorang Team Admin hanya melihat dan mengelola daftar tim-timnya. Manajer Downtown Anda menjalankan kedua departemen Downtown dan tidak melihat satu pun tim Riverside.
Anda (Root) dan Admin tingkat akun melihat segalanya, di setiap lokasi — itulah tampilan pengawasan Anda untuk pelaporan dan pemeriksaan sesaat.

Singkatnya, setiap lokasi adalah kotak tersegel: kru menengok ke departemennya sendiri, seorang manajer menengok ke seluruh lokasinya sendiri, dan Anda menengok ke bawah atas semuanya.

Orang	Peran	Di tim	Bisa melihat
Juru masak Kitchen Downtown	Team User	Downtown — Kitchen	Hanya daftar Kitchen Downtown
Pramusaji Front of House Downtown	Team User	Downtown — Front of House	Hanya daftar Front of House Downtown
Manajer Downtown	Team Admin	Downtown — Kitchen + Front	Semua daftar Downtown (kedua departemen)
Manajer Riverside	Team Admin	Riverside — Kitchen + Front	Semua daftar Riverside (kedua departemen)
Anda / admin regional	Root/Admin	tidak perlu	Setiap daftar di setiap lokasi

Satu hal yang perlu diperhatikan: sebuah daftar tanpa tim bersifat pribadi bagi siapa pun yang membuatnya (dan Root). Jika seorang manajer bilang sebuah daftar “hilang,” biasanya ia hanya perlu tim-nya diatur — buka daftar itu dan pilih yang tepat.

Agar tetap berjalan

Ulangi rutinitas per lokasi. Letakkan jadwalnya pada satu daftar induk per tim lokasi (satu penutupan malam di Downtown — Kitchen, satu lagi di Riverside — Kitchen). Salinan setiap hari muncul di lokasi yang tepat secara otomatis. Lihat Siapkan pekerjaan berulang.
Tetapkan kru sebuah lokasi sekali saja. Tugaskan kru tetap ke daftar induk itu — setiap salinan mendatang membawa orang yang sama, sehingga tak seorang pun perlu menugaskan ulang pekerjaan setiap pagi.

Perlu diketahui

Pakai peran bawaan apa adanya, atau klon per lokasi. Bagi kebanyakan operator, Pengguna Tim dan Team Admin sudah cukup — mulailah dari situ. Jika Anda lebih suka setiap lokasi memiliki perannya sendiri yang bisa Anda beri nama dan atur secara terpisah — untuk kontrol per lokasi yang lebih ketat atas apa yang boleh dilakukan orang — pemilik (Root) bisa membuka Team User atau Team Admin di halaman Peran, menekan Klon, dan mengganti nama salinannya per lokasi (mis. Manajer Downtown, Kru Riverside). Sesuaikan izin salinan itu sesuai selera dan tetapkan saat Anda mengundang seseorang atau dari halaman anggotanya. Kloning adalah satu-satunya cara mendasarkan sebuah peran pada peran bawaan, dan peran khusus tersedia di paket Starter ke atas. Lihat Izin.
Seseorang memiliki satu peran untuk seluruh akun. Anda tidak bisa menjadikan seseorang Team Admin di satu lokasi dan Team User di lokasi lain — jika ia Team Admin, ia mengelola setiap tim yang ia ikuti. Jaga setiap manajer hanya di tim lokasinya sendiri (atau beri setiap lokasi peran hasil klonnya sendiri, seperti di atas).
Semua lokasi berbagi satu langganan, satu daftar anggota, dan satu pustaka templat/tag/pelanggan. Jika Anda butuh penagihan atau data yang benar-benar terpisah per lokasi, gunakan akun terpisah saja.
Mengganti nama atau menutup sebuah lokasi: ganti nama tim dan daftarnya mengikuti secara otomatis; menghapus sebuah tim menghilangkan tim dan keanggotaannya tetapi menyimpan daftarnya — tugaskan ulang atau arsipkan daftar itu lebih dulu.

Selanjutnya

Siapkan tim — dasar-dasar tim dan keanggotaan multi-tim.
Undang tim Anda — tambahkan dulu orang-orang di setiap lokasi.
Beberapa Lokasi — referensi lengkap, termasuk bagaimana daftar berulang dan penugasan berperilaku lintas lokasi dan setiap batasan yang perlu diketahui.