Gerencie vários locais

Gerencia mais de um local — filiais, espaços, lojas, caminhões ou imóveis? Você não precisa de uma conta separada para cada um. No Ziptask, você pode usar equipes para isolar cada local — uma equipe separa as listas e as pessoas de um local das do próximo, enquanto você mantém um único login, um único conjunto de modelos e uma visão de proprietário sobre tudo.

Este guia monta dois locais do zero, cada um com um departamento de Cozinha e um de Salão, e depois explica exatamente por que cada local vê apenas o próprio trabalho. Troque pelos seus próprios nomes de local e departamento conforme for acompanhando.

Não existe um recurso “Locais” separado — esta configuração baseada em equipes é a configuração de vários locais.

Plano: As equipes estão no plano Pro e superiores. Quem pode fazer isto: o proprietário (Root) e os administradores — com uma etapa exclusiva do Root (mudar uma função) destacada abaixo.

Antes de começar

Ative as equipes. Como proprietário (Root), vá em Configurações da conta → Flags de recursos e ative Equipes. A página Equipes e tudo abaixo fica oculto até isso estar ativado.
Conheça as duas funções que você vai usar:
- Team User — a equipe de campo. Vê e trabalha nas listas das equipes a que pertence.
- Team Admin — um gerente de local. Gerencia e vê tudo das equipes a que pertence.
Você escolhe a função de uma pessoa ao convidá-la. Mudar a função de um membro já existente depois é tarefa do proprietário (Root), na página Membros.
Defina sua estrutura. Um local com departamentos funciona melhor como uma equipe por local × departamento. Vamos montar quatro equipes no total — duas por local.

Etapa 1 — Configure seu primeiro local (Centro)

1a. Crie as duas equipes de departamento

Na página Equipes, escolha Criar equipe e crie duas equipes:

Centro — Cozinha
Centro — Salão

Dica de nomenclatura: comece pelo local e depois o departamento (Centro — Cozinha). Isso mantém todas as equipes de um local juntas na lista e fica claro nos cartões de lista.

1b. Adicione cada membro da equipe ao seu departamento — como Team User

Coloque as pessoas na única equipe em que elas realmente trabalham:

Abra Centro — Cozinha e adicione sua equipe de cozinha.
Abra Centro — Salão e adicione sua equipe de salão.

A função de cada membro da equipe deve ser Team User. Convidando alguém novo? Na página Membros, use Convidar, defina a função como Team User e escolha a equipe no próprio formulário de convite (o campo Equipe aparece assim que as equipes estão ativadas). Se a pessoa já for membro com outra função, o proprietário (Root) atualiza isso na página Membros.

1c. Adicione o gerente do local — como Team Admin sobre as duas equipes

Seu gerente do Centro deve tocar o local inteiro, então:

Defina a função dele como Team Admin (escolhida no convite, ou atualizada pelo Root na página Membros).
Adicione-o a ambas as equipes do Centro — Cozinha e Salão.

Como um Team Admin gerencia todas as equipes a que pertence, estar nas duas o torna administrador de todo o local Centro — enquanto ele ainda não vê nada nos seus outros locais.

Um convite adiciona uma pessoa a uma equipe por vez. Para um gerente que precisa de duas, convide-o para a primeira equipe e, assim que ele aceitar, abra a segunda equipe na página Equipes e adicione-o ali também.

Etapa 2 — Configure seu segundo local (Beira-Rio)

Repita exatamente o mesmo formato para o próximo local.

2a. Crie suas duas equipes de departamento

Beira-Rio — Cozinha
Beira-Rio — Salão

2b. Adicione sua equipe como Team User

Adicione cada membro da equipe do Beira-Rio à equipe do seu departamento (Cozinha ou Salão), cada um com a função Team User.

2c. Adicione seu gerente como Team Admin sobre as duas equipes do Beira-Rio

Defina o gerente do Beira-Rio como Team Admin e adicione-o a ambas as equipes do Beira-Rio. Mantenha-o fora das equipes do Centro — essa separação é exatamente o que impede o gerente de um local de ver o trabalho do outro.

Você (Root), e qualquer Admin de toda a conta, não precisa entrar em nenhuma equipe — você já vê e gerencia todos os locais. Só adicione alguém a uma equipe quando quiser limitá-lo a ela.

Etapa 3 — Aponte as listas de cada local para a sua equipe

As equipes só separam o trabalho quando suas listas carregam uma equipe. Os modelos são compartilhados por toda a conta, então você monta uma lista uma vez e a aplica em cada local:

Crie uma lista a partir do seu modelo (ou do zero).
Defina a equipe dela para o local + departamento certo — uma lista de Abertura vira Abertura em Centro — Cozinha, e de novo em Beira-Rio — Cozinha, a partir do mesmo modelo.

Atalho: quem está em exatamente uma equipe tem toda lista que cria marcada com essa equipe automaticamente. Quem está em várias equipes ganha um seletor de equipe no formulário de criação.

Por que isso funciona: as equipes são isoladas

Com as equipes ativadas, o Ziptask decide quem pode ver uma lista pela equipe da lista. Aqui está a regra e o que ela significa para a configuração acima:

Um Team User vê apenas as listas das equipes a que pertence (mais qualquer coisa que ele mesmo criou ou lhe foi atribuída). Assim, sua equipe de Centro — Cozinha vê as listas da cozinha do Centro — não as listas do salão do Centro, e nada do Beira-Rio.
Um Team Admin vê e gerencia apenas as listas das suas equipes. Seu gerente do Centro toca os dois departamentos do Centro e não vê nenhuma equipe do Beira-Rio.
Você (Root) e os Admins de toda a conta veem tudo, em todos os locais — essa é a sua visão de supervisão para relatórios e conferências pontuais.

Em resumo, cada local é uma caixa lacrada: a equipe de campo enxerga o próprio departamento, um gerente enxerga o próprio local, e você enxerga por cima de todos eles.

Pessoa	Função	Nas equipes	Pode ver
Cozinheiro da cozinha do Centro	Team User	Centro — Cozinha	Apenas as listas da cozinha do Centro
Garçom do salão do Centro	Team User	Centro — Salão	Apenas as listas do salão do Centro
Gerente do Centro	Team Admin	Centro — Cozinha + Salão	Todas as listas do Centro (os dois deptos.)
Gerente do Beira-Rio	Team Admin	Beira-Rio — Cozinha + Salão	Todas as listas do Beira-Rio (os dois deptos.)
Você / admin regional	Root/Admin	nenhuma necessária	Todas as listas de todos os locais

Uma coisa para observar: uma lista sem equipe é privada de quem a criou (e do Root). Se um gerente disser que uma lista está “sumida”, normalmente só falta definir a equipe dela — abra a lista e escolha a certa.

Mantenha funcionando

Repita rotinas por local. Coloque o cronograma em uma lista mestre por equipe de local (um fechamento noturno em Centro — Cozinha, outro em Beira-Rio — Cozinha). A cópia de cada dia é gerada no local certo automaticamente. Veja Configure trabalho recorrente.
Defina a equipe de um local uma vez. Atribua a equipe fixa a essa lista mestre — cada cópia futura leva as mesmas pessoas, então ninguém precisa reatribuir o trabalho toda manhã.

Bom saber

Use as funções integradas como estão, ou clone-as por local. Para a maioria dos operadores, Team User e Team Admin são tudo o que você precisa — comece por aí. Se você preferir que cada local tenha a própria função, que você pode nomear e ajustar de forma independente — para um controle mais rígido, por local, do que as pessoas podem fazer — o proprietário (Root) pode abrir Team User ou Team Admin na página Funções, tocar em Clonar e renomear a cópia por local (ex.: Gerente do Centro, Equipe do Beira-Rio). Ajuste as permissões dessa cópia como quiser e a atribua ao convidar alguém ou pela página de membro dele. Clonar é a única forma de basear uma função em uma integrada, e as funções personalizadas estão no plano Starter e superiores. Veja Permissões.
Uma pessoa tem uma função para a conta inteira. Você não pode tornar alguém Team Admin em um local e Team User em outro — se ela é Team Admin, gerencia todas as equipes em que está. Mantenha cada gerente só nas equipes do próprio local (ou dê a cada local a própria função clonada, acima).
Todos os locais compartilham uma assinatura, uma lista de membros e uma única biblioteca de modelos/etiquetas/clientes. Se você precisa de cobrança ou dados totalmente separados por local, use contas separadas.
Renomear ou fechar um local: renomeie a equipe e suas listas acompanham automaticamente; excluir uma equipe remove a equipe e suas participações, mas mantém as listas — reatribua ou arquive-as antes.

O que vem a seguir

Configure equipes — o básico sobre equipes e participação em várias equipes.
Convide sua equipe — adicione primeiro as pessoas de cada local.
Vários locais — a referência completa, incluindo como listas recorrentes e atribuições se comportam entre locais e todos os limites que você precisa conhecer.