Erstelle deine erste Aufgabenliste

Eine Liste in Ziptask ist ein Auftrag, und die Aufgaben darin sind die Bestandteile dieses Auftrags. Erstelle eine, weise sie deinem Team zu, und der Fortschritt erscheint bei dir in Echtzeit – ohne Nachrichten, ohne Anrufe, ohne selbst hinzufahren und nachzusehen.

Das ist die Grundlage, auf der alles Weitere aufbaut. Wenn du sonst nichts tust, tu das.

Das Video begleitet eine Garten- und Landschaftsbaukolonne, aber dieselbe Minute Einrichtung funktioniert für jede Art von Arbeit – Reinigung, Wartung, Bau, was auch immer du führst.

Bevor du beginnst

Es lohnt sich, mindestens eine weitere Person in deinem Konto zu haben, um ihr die Liste zuweisen zu können. Wenn es bisher nur du bist, lade zuerst einen Kollegen ein – siehe Mitglieder – und komm dann hierher zurück.

Schritte

Eine Liste braucht nur einen Titel, um zu existieren; alles andere ist optional. Du kannst die Aufgaben hinzufügen und festlegen, wer zugewiesen ist, später auf der Seite der Liste selbst – es ist also in Ordnung, die ganze Liste zuerst aufzubauen und sie zuzuweisen, wenn sie fertig ist.

1. Erstelle eine Liste. Öffne deine Aufgabenlisten und beginne eine neue. Gib ihr einen Namen, den du auf einen Blick erkennst: Viele Teams benennen die Liste nach dem Auftrag oder dem Standort, für den sie gedacht ist, damit jeder vom Handy aus weiß, um welche es geht.

2. Füge die Aufgaben hinzu. Jede Aufgabe ist ein Bestandteil des Auftrags. Füge sie so schnell hinzu, wie du tippen kannst – am Schreibtisch oder stehend vor Ort. Halte sie kurz und handlungsorientiert, so wie du eine Checkliste auf Papier notieren würdest.

3. Weise die Liste deiner Kolonne zu. Wähle eine oder mehrere Personen aus, die diese Liste bearbeiten: sie sind es, die ihre Aufgaben im Feld übernehmen. (Du verteilst keine einzelnen Aufgaben; du legst die ganze Liste in ihre Hände.)

4. Deine Kolonne übernimmt die Arbeit. Vor Ort öffnet sie die Liste auf dem Handy, übernimmt eine Aufgabe, um sie für sich zu beanspruchen –so macht niemand etwas doppelt– und hakt sie ab, wenn sie erledigt ist.

5. Sieh zu, wie es geschieht. Sobald Aufgaben erledigt werden, aktualisiert sich die Liste für dich sofort: Du siehst, wo der Auftrag steht, ohne jemanden fragen zu müssen.

Das ist der ganze Ablauf: Eine Liste ist ein Auftrag, die Aufgaben sind die Arbeit, und dein Team erledigt sie vom Handy aus. Alles andere in Ziptask –Foto-Nachweis, Projekte, wiederkehrende Arbeit– baut darauf auf.

Wie geht es weiter

• Foto-Nachweis und Freigabe verlangen – mach es unmöglich, eine Aufgabe ohne Foto abzuschließen, und gib sie selbst frei, bevor sie als erledigt zählt.
• Mitglieder – lade dein Team ein, lege Rollen fest und verwalte, wer was tun darf.
• Aufgaben – die vollständige Referenz zu Listen, Aufgaben und allem, was du daran einstellen kannst.