Créez votre première liste de tâches

Une liste dans Ziptask est un travail, et les tâches qu’elle contient sont les éléments de ce travail. Créez-en une, attribuez-la à votre équipe et sa progression s’affiche pour vous en temps réel — sans messages, sans appels, sans avoir à vous déplacer pour vérifier.

C’est la base sur laquelle tout le reste repose. Si vous ne faites qu’une chose, faites celle-ci.

La vidéo suit une équipe d’aménagement paysager, mais la même minute de configuration fonctionne pour n’importe quel type de travail — nettoyage, maintenance, construction, quoi que vous gériez.

Avant de commencer

Il vaut mieux avoir au moins une autre personne sur votre compte pour pouvoir lui attribuer la liste. Si pour l’instant vous êtes seul, invitez d’abord un collègue — voir Membres — puis revenez ici.

Étapes

Une liste n’a besoin que d’un titre pour exister ; tout le reste est facultatif. Vous pouvez ajouter les tâches et définir qui est attribué sur la page de la liste elle-même plus tard, alors n’hésitez pas à construire toute la liste d’abord et à l’attribuer une fois prête.

1. Créez une liste. Ouvrez vos listes de tâches et démarrez-en une nouvelle. Donnez-lui un nom que vous reconnaîtrez d’un coup d’œil : beaucoup d’équipes nomment la liste d’après le travail ou le site concerné, pour que chacun sache de laquelle il s’agit depuis son téléphone.

2. Ajoutez les tâches. Chaque tâche est un élément du travail. Ajoutez-les aussi vite que vous tapez — à votre bureau ou debout sur le site. Gardez-les courtes et orientées action, comme vous noteriez une check-list sur papier.

3. Attribuez la liste à votre équipe. Choisissez une ou plusieurs personnes pour travailler cette liste : ce sont elles qui prendront ses tâches sur le terrain. (Vous ne distribuez pas des tâches individuelles ; vous confiez la liste entière entre leurs mains.)

4. Votre équipe prend le travail. Sur le site, elle ouvre la liste sur son téléphone, prend une tâche pour se l’attribuer —ainsi personne ne fait doublon— et la coche une fois terminée.

5. Regardez ça se faire. À mesure que les tâches sont terminées, la liste se met à jour pour vous instantanément : vous voyez où en est le travail sans demander à personne.

Voilà tout le cycle : une liste est un travail, les tâches sont l’ouvrage, et votre équipe l’exécute depuis ses téléphones. Tout le reste dans Ziptask —preuve photo, projets, travail récurrent— se construit par-dessus.

Et ensuite

• Exigez une preuve photo et une validation — rendez impossible la clôture d’une tâche sans photo, et validez-la vous-même avant qu’elle ne compte comme terminée.
• Membres — invitez votre équipe, définissez les rôles et gérez qui peut faire quoi.
• Tâches — la référence complète sur les listes, les tâches et tout ce que vous pouvez y régler.