Crie sua primeira lista de tarefas

Uma lista no Ziptask é um trabalho, e as tarefas que ela contém são as partes desse trabalho. Crie uma, atribua-a à sua equipe e o progresso dela aparece para você em tempo real — sem mensagens, sem ligações, sem precisar ir até lá conferir.

Esta é a base sobre a qual tudo o mais é construído. Se você não fizer mais nada, faça isto.

O vídeo acompanha uma equipe de jardinagem, mas o mesmo minuto de configuração funciona para qualquer tipo de trabalho — limpeza, manutenção, construção, seja o que for que você gerencie.

Antes de começar

Vale a pena ter pelo menos outra pessoa na sua conta para poder atribuir a lista a ela. Se por enquanto é só você, convide primeiro um colega — veja Membros — e depois volte aqui.

Passos

Uma lista só precisa de um título para existir; todo o resto é opcional. Você pode adicionar as tarefas e definir quem fica atribuído na própria página da lista depois, então tudo bem montar a lista inteira primeiro e atribuí-la quando estiver pronta.

1. Crie uma lista. Abra suas listas de tarefas e comece uma nova. Dê a ela um nome que você reconheça de relance: muitas equipes nomeiam a lista pelo trabalho ou pelo local a que ela se refere, para que qualquer pessoa saiba qual é pelo celular.

2. Adicione as tarefas. Cada tarefa é uma parte do trabalho. Adicione-as tão rápido quanto conseguir digitar — na sua mesa ou de pé no local. Mantenha-as curtas e voltadas à ação, como você anotaria uma lista no papel.

3. Atribua a lista à sua equipe. Escolha uma ou mais pessoas para trabalhar nesta lista: são elas que vão pegar as tarefas em campo. (Você não está distribuindo tarefas individuais; está colocando a lista inteira nas mãos delas.)

4. Sua equipe pega o trabalho. No local, elas abrem a lista no celular, pegam uma tarefa para reivindicá-la —assim ninguém duplica— e marcam como concluída quando terminam.

5. Acompanhe acontecendo. À medida que as tarefas são concluídas, a lista se atualiza para você na hora: você vê em que pé está o trabalho sem precisar perguntar a ninguém.

Esse é o ciclo inteiro: uma lista é um trabalho, as tarefas são a obra e sua equipe a executa pelo celular. Todo o resto no Ziptask —comprovação por foto, projetos, trabalho recorrente— é construído em cima disso.

O que vem a seguir

• Exija comprovação por foto e aprovação — torne impossível fechar uma tarefa sem uma foto, e aprove você mesmo antes de ela contar como concluída.
• Membros — convide sua equipe, defina papéis e gerencie quem pode fazer o quê.
• Tarefas — a referência completa sobre listas, tarefas e tudo o que você pode configurar nelas.