Buat daftar tugas pertama Anda

Sebuah daftar di Ziptask adalah satu pekerjaan, dan tugas-tugas di dalamnya adalah bagian-bagian dari pekerjaan itu. Buat satu, tugaskan ke tim Anda, dan kemajuannya muncul di hadapan Anda secara real-time — tanpa pesan, tanpa telepon, tanpa perlu datang untuk mengecek.

Ini adalah fondasi yang menjadi dasar segalanya. Kalau Anda tidak melakukan apa pun yang lain, lakukan ini.

Video ini mengikuti kru lanskap, tetapi satu menit penyiapan yang sama berlaku untuk jenis pekerjaan apa pun — kebersihan, pemeliharaan, konstruksi, apa pun yang Anda kelola.

Sebelum memulai

Ada baiknya memiliki setidaknya satu orang lain di akun Anda agar bisa menugaskan daftar itu kepadanya. Kalau untuk saat ini hanya Anda, undang dulu seorang rekan — lihat Anggota — lalu kembali ke sini.

Langkah-langkah

Sebuah daftar hanya butuh judul untuk ada; selebihnya opsional. Anda bisa menambahkan tugas dan menentukan siapa yang ditugaskan di halaman daftar itu sendiri nanti, jadi tidak masalah menyusun seluruh daftar dulu dan menugaskannya setelah siap.

1. Buat sebuah daftar. Buka daftar tugas Anda dan mulai yang baru. Beri nama yang Anda kenali sekilas: banyak tim menamai daftar sesuai pekerjaan atau lokasi yang dituju, agar siapa pun tahu daftar mana itu dari ponselnya.

2. Tambahkan tugas. Setiap tugas adalah satu bagian dari pekerjaan. Tambahkan secepat Anda bisa mengetik — di meja atau sambil berdiri di lokasi. Buat singkat dan berorientasi tindakan, seperti Anda mencatat checklist di kertas.

3. Tugaskan daftar ke kru Anda. Pilih satu orang atau lebih untuk mengerjakan daftar ini: merekalah yang akan mengambil tugas-tugasnya di lapangan. (Anda tidak membagikan tugas satu per satu; Anda menyerahkan seluruh daftar ke tangan mereka.)

4. Kru Anda mengambil pekerjaan. Di lokasi, mereka membuka daftar di ponsel, mengambil sebuah tugas untuk mengklaimnya —sehingga tidak ada yang kerja ganda— dan mencentangnya saat selesai.

5. Saksikan prosesnya. Seiring tugas diselesaikan, daftar diperbarui untuk Anda secara instan: Anda bisa melihat sejauh mana pekerjaan tanpa perlu bertanya kepada siapa pun.

Itulah keseluruhan siklusnya: sebuah daftar adalah pekerjaan, tugas-tugas adalah pengerjaannya, dan tim Anda mengerjakannya dari ponsel. Semua hal lain di Ziptask —bukti foto, proyek, pekerjaan berulang— dibangun di atas ini.

Selanjutnya

• Wajibkan bukti foto dan persetujuan — buat sebuah tugas mustahil ditutup tanpa foto, dan setujui sendiri sebelum dihitung selesai.
• Anggota — undang tim Anda, tetapkan peran, dan kelola siapa boleh melakukan apa.
• Tugas — referensi lengkap tentang daftar, tugas, dan semua yang bisa Anda atur padanya.